Profi Projektleiter oder interne Fachkenntnis?

Mehr oder weniger viele Projekte werden von externen Projektleiter geleitet, die man beauftragt. Dies hilft die knappe eigenen Ressourcen zu überbrücken oder zusätzliche Expertise ins Haus zu holen. Das ist grundsätzlich keine schlechte Idee. Manchmal kostet es weniger als eine solide Projektleiter Ausbildung für die Mitarbeiter, die oft nicht auch so gut anschlägt, wie man das erhofft oder der MitarbeiterIn noch Erfahrung fehlt. Aber eigentlich ist das ja der “nachhaltige” Lösungsansatz.

Warum klappt das also nicht?

Meine Erfahrungen dazu:

Jeder Mensch ist anders…..in Fähigkeiten,  Arbeitsmethoden oder Kommunikationsstil und Dosierung.

Die tollste Projektleiter Ausbildung passt vielleicht zu 60 % auf den Mitarbeiter und die “Launen und Gepflogenheiten” der eigenen Organisation.  Der Rest wird nicht oder in keiner für den Mitarbeiter oftmals zu abstrakten, verarbeitbaren Form vermittelt.

Wobei der externe Profi die internen Spezialitäten und fachlichen Besonderheiten nicht kennt. Aber gerade der Mittelstand braucht meistens einen fachlich unterstützenden Projektleiter.

Ich glaube, dass hier begleitendes Coaching eine Lösung sein kann…..wenn die Qualität passt. Vielleicht etwas wie Projekt Coaching “to Go”……also in kleinen Portiönchen, wenn  gerade mal ein bisschen Hilfe gebraucht wird…..oder es irgendwo klemmt oder etwas spezielles ansteht.

Gerade in den aktuell schwierigen Zeiten sollte das ein attraktives Kosten- Leistungsverhältnis ergeben.

Kosten für Integration – ja, in der IT….oder überall?

Hervorgehoben

Wann sind Kosten und Mühen für Integration gerechtfertigt? Das klingt jetzt sicher langweilig, da haben schon Hunderte etwas dazu geschrieben.

Aber da ich mich aktuell in einigen Aspekten meines täglichen Lebens “un-integriert” fühle, versuche ich mal, das für mich zu erfassen.

Was bewirkt fehlende Integration bei mir? So als Brainstorming….

  • Durch fehlende Integration in der Kommunikation versuche ich immer wieder, Kommunikationsangebote, also Vorschläge für zukünftige Wege einer optimierten Kommunikation, zu machen. Die werden verstanden oder nicht, angenommen oder nicht.
  • Durch die fehlende Integration in Informationsflüsse versuche ich, die für mich notwendigen Informationen auf anderen Wegen zu bekommen.
  • Die durch fehlende Integration in “physikalische” Warenflüsse entstandenen Probleme versuche ich nachträglich zu “reparieren”.

Ich könnte hier jetzt noch mehr schreiben, aber alles in allem sieht es nach heftiger Zeit/Ressourcen-Verschwendung aus….und es  zieht meine Stimmung runter….

…..wahrscheinlich wäre Integration billiger, oder?

Bessere Zusammenarbeit…

Ich habe gestern einen großartigen Beitrag über die Veränderungen der Gehirnleistung im Alter gesehen und fühle mich in vielem bestärkt, was ich die letzten Jahre erlebt habe. Nicht nur bei mir selbst (ja, so taufrisch bin ich nicht mehr), sondern auch bei anderen Menschen.

Letztendlich lief es in dieser Doku darauf hinaus (nach meinem Verständnis), dass zwar Gedächtnis und Reaktionszeiten nachlassen, aber dafür beide Gehirnhälften besser miteinander vernetzt werden und daher durch “bessere Zusammenarbeit” hier in neuer Art optimieren und kompensieren können.

Und genau darauf läuft vieles andere auch hinaus: Bessere Zusammenarbeit…weniger Hierarchie-orientiert als als Sach-orientiert wenn es sinnvoll ist. Womit ich meine, dass hierarchisch kleine Lichter oft fachlich große Leuchten sind…die nur eben vielleicht nicht die Fähigkeit oder den Willen zum “Führen und Managen” haben wie Ihre Chefs.

Also je nach Aufgabe lieber mal die Fachgröße ansprechen. Die Management Power wird an anderen Stellen sinnvoll eingesetzt…und unser aller Blutdruck schwillt nur an, wenn’s wirklich nötig ist.

Wie viel Projektinhalt, wie viel Projekt-Management?

Es gibt Projektmanagement-Institute, die hervorragende Ausbildung ermöglichen, Praxis-orientiert sind und auf den jeweiligen Erfahrungen der Teilnehmer aufbauen. Es gibt Tools ….. von intelligenten global nutzbaren Projektmanagement Plattformen zu kleinen, schicken Excel Tools für die Projektleitung.

Aber wie viel davon brauche ich denn?

Als ich noch mehr Projekte verkauft habe, waren es in meinen Schätzungen normalerweise 20 % bei nationalen Projekten und 25 bis 30% bei internationalen Projekten. Ich kam damit eigentlich immer ganz gut zurecht. Letztendlich geht es ja um den Inhalt, nicht um die “Ballett-artige” Performance eines riesigen Projekt Management Teams…..

Hat ein Unternehmen schon Projektplattformen im Einsatz, sollten die auch genutzt werden, falls für den Fall tauglich. Kauft man Software dafür, sollte der Preis dem “Inhalts-Preis” des Projekts angepasst sein, falls die Software sonst nicht mehr viel zum Einsatz kommt.

Ich finde, da sollten sich sowohl die Software-Fans als auch die Organisations-Profils im Zaum halten und sich immer mal wieder den Sinn der Veranstaltung vor Auge halten….falls man dann noch Energie kompensieren muss, kann man ja den Schrank der Ehefrau organisieren oder das Haus automatisieren….das gibt treue Fans und Komfort zu Hause…..

Schnell für die Schnecke oder schnell für die Sternschnuppe? Perspektive!

Wieder einmal wurde ich daran erinnert, dass fast jeder die Welt aus seiner Perspektive sieht…..und nicht aus meiner. Das macht das Leben spannend….und manchmal auch etwas verwirrend.

Für mich bedeutet das, dass auch für mich scheinbar klare, alltägliche, ob private oder berufliche Begriffe, besser nochmals inhaltlich mit meinem Gesprächspartner abgeklärt werden müssen, bevor man ans “Eingemachte” geht. Weil diese Worte für Andere eben auch klar und alltäglich sind, nur eben mit anderem Inhalt.

Also muss ich vorsichtig sein: Interface und Konfiguration, weit und nah, schnell und langsam, immer mal wieder hinterfragen, könnte ja sein, dass das aus der Perspektive eines “anders-fachlichen” Spezialisten anders bewertet wird.

Wie weit meinst Du denn, Sternschnuppe? In Kilometer?

 

Großprojekte….ist das denn immer notwendig?

Und schon wird ein neues Großprojekt geplant, die Laufzeit wird aktuell auf mindestens 2-3 Jahre geschätzt. Allen graust es…die zusätzliche Arbeit und Verantwortung, die vielen Besprechungen und die Notwendigkeit einer ständigen Überprüfung der Integration aller Projektbestandteile. Und die vielen vielen Projektberichte und die tausende von Emails…..

Ja sicher, es gibt Großprojekte. Aber es gibt auch Projekte, die gar keine Großprojekte sein müssten sondern auch als eine Gruppe kleiner Projekte unterwegs sein könnten. Warum?

Na weil in diesem “Großprojekt” so viele verschiedene Sachen drin sind, dass man daraus auch 3, 4 oder 5 kleinere Projekte machen könnte.

Der Vorteil liegt für mich klar auf der Hand:

  • weniger Verwaltungsaufwand
  • weniger Komplexität
  • weniger Abstimmungsrunden

und damit weniger Arbeit und Stress für alle Beteiligten. Vielleicht auch weniger externe und interne Kosten für Beratung und andere Ressourcen. Dafür aber mehr Erfolgserlebnisse, mehr Sicherheit und mehr Aufgabenteilung, wenn es denn nötig wäre. Also irgendwie auch mehr Spaß bei der Arbeit!

Also: Machen wir ein Großprojekt oder machen wir statt dessen lieber ein paar kleinere Projekte? Na?

 

Ziel oder Ziele?

 Ich kenne viele „Offene Punkte-Listen“, in denen entweder alles eine hohe oder alles eine niedrige Priorität hat. Ich kann bis heute nicht nachvollziehen, was damit erreicht werden soll….und traue mich ehrlich gesagt auch nicht, danach zu fragen. Für mich ist das ein bisschen so, als versuche man, gleichzeitig zu rennen und zu jonglieren. Es ist einfach nicht besonders Erfolg versprechend.

Ich erinnere mich noch an einen Kurs, den ich vor bestimmt über 20 Jahren mal gemacht habe. Er hieß “Entscheidungstechniken” oder so ähnlich. Wir haben 2 oder 3 Sessions lang alle möglichen Tools zu Erleichterung der Entscheidungsfindung oder Priorisierung ausprobiert. Dort habe ich gelernt, Prioritäten-Reihenfolgen bei langen Listen von Einzelpunkten festzulegen. Das war zwar nicht in 2 Minuten gemacht, aber noch absolut praktikabel. Geht also. Und ich bin auch nicht klüger als andere…..

Ich habe es gegoogelt: Solche Kurse gibt es noch immer!

 

Irgendwas in diesem Projekt stimmt nicht…..oder bilde ich mir das nur ein?

Ich kenne das intensive Gefühl, dass irgendwas im meinem Projekt nicht stimmt. Ohne benennbaren Anlass….alle Quality Gates übersprungen …aber trotzdem. Früher habe ich, nach Check der Projektstatus-Unterlagen, mein Gefühl ignoriert. Heute tue ich das nicht mehr. Warum nicht?

Meine Erfahrung hat gezeigt, dass mein Gefühl, das intensive, meistens richtig lag. Vorsehung? Nein – Fakten!

Nachdem ich mittlerweile bei anhaltendem Unruhe-Zustand meinerseits das Projekt an den mir verdächtig erscheinenden Punkten detailliert reviewe und meistens auch etwas konkretes finde, glaube ich an diese Gefühle. Ich halte es für Wahrnehmungen, die wohl unterbewusst gespeichert und verknüpft werden. Und zu diesem “Gefühls-Ergebnis” führen. Da ist mein Unterbewusstsein wohl besser als das Projektmanagement…. Ich lerne daraus für mich, meine PM Tätigkeiten auf die Bereiche der gefunden Probleme zu erweitern, sofern diese eine “Allgemeingültigkeit”  haben und nicht nur Projekt-Besonderheiten sind.

Finde ich es schlimm, dass mein Unterbewusstsein schlauer ist als mein Bewusstsein? Da muss ich noch ‘drüber nachdenken  :-) …….

Das Land verweigert beim Roll-Out ….was tun?

Die Warenwirtschafts-Systemeinführung ist in der Zentrale geplant worden, der Mini-Pilot wurde “ganz ok” produktiv gesetzt. Das erste “echte” Land war dann schon viel besser. Und nun…..

Ja, nun ist der erste “große” Standort dran. Und dessen Manager, der bisher ein großer Befürworter des Roll-out Projekts war, taktiert sich nun von einer Produktivstart-Terminverschiebung zur nächsten.

Was ist da los?

Ich kann ja nur vermuten, was in anderer Leute Kopf so vorgeht. Also vermute ich mal:

  1. Die Produktivsetzung aller Standort-Teile mit jeweils kompletter Logistik-Kette ist schon eine extrem komplexe Veranstaltung.
  2. Wenn da was schief geht, hat es Konsequenzen.
  3. Also…wäre es ja besser, wenn ich, der Landes-Manager, nicht dafür verantwortlich wäre.
  4. Äußere ich nun weiter ernste “fachliche” Bedenken und verlange Verschiebung, wird ja sicher Jemand aus der Zentrale diese Sache mit einem Termin für mich (gegen meinen “fachlichen” Widerstand natürlich) fixieren.
  5. Dann wird produktiv gesetzt und ich bin nicht für Misserfolge verantwortlich, ich habe ja davor gewarnt.
  6. Der “Zentralist” bekommt den Druck, wenn es klemmt, und ich bin der “Retter”, der den Schaden behebt. Gut für mich.

Wie kommt der Zentralist hinter dem Roll-Out aus der Nummer ‘raus und bekommt die Mitarbeit des Landes so wie man da in so einem Projekt braucht?

Mir fällt da nur eins ein: Dem Landes-Manager die Sache zurück geben, d.h. Bedingungen schaffen, die aus seiner Sicht Zusammenarbeit mit dem Roll-out Team dringend erforderlich machen :

  • Rahmenbedingungen definieren (Budget, Beratungshaus, Umfang, prozess-harmonisierte Inhalts-Verpflichtung)
  • Endzeitpunkt für den Produktivstart setzen (Management-Ansage: “Innerhalb der nächsten 6 Monate hast Du freie Terminauswahl, damit die “fachlichen” Bedenken ohne Hektik ausgeräumt werden können”).
  • Konsequenzen erklären (das wären im extremsten Fall Prämie oder Kündigung zum Endzeitpunkt)
  • Viel, viel Verständnis für die “fachlichen” Probleme zeigen, zusammen arbeiten und abwarten.

Ich denke, sowas könnte funktionieren…..

Veränderungen im Projekt und der Erfolg…es sind die kleinen Dinge

Wichtig bei Projekten ist für den Kunden, dass das Projekt erfolgreich ist….weniger, dass der Auftrag erfüllt wurde, oder? Und was macht den Unterschied aus?

Oft sind es nur kleine Dinge, die wieder einmal den Unterschied machen. Ganz besonders ist das der Umgang mit Dingen, die sich ändern. Klar, wir wissen alle, das wir in Projekten, wenn sie ein bisschen länger laufen, mit Änderungen im Projektumfeld, im Projektinhalt und in der Projektbesetzung konfrontiert werden.

Der kleine Unterschied ist dabei, wie man damit umgeht. Oder vielmehr, wie man diese Änderungen bewertet und auf Basis dieser Bewertung mit den Änderungen umgeht.

Was ich damit meine?

Unsere Gefühle sind, so ungern ich das zugebe, meines Erachtens ein wesentlicher Faktor dafür, wie wir uns verhalten. Ist also die Änderung für uns etwas Böses, ein das Projekt gefährdendes Ereignis, werden wir es zu einem gewissen Grad auch so behandeln. Was bedeutet: Wir müssen, wahrscheinlich bis zum Projektende, mit diesem bösen Ereignis umgehen. Und dann kommt die nächste “böse” Veränderung, und noch eine, und noch eine…..das ist wie ein Klotz am Bein, Potential für unruhige Nächte.

Also mir gefällt das nicht…und ich finde es auch nicht Erfolgs-fördernd, in einer vom bösen Änderungen “verseuchten” Umgebung zu arbeiten.

Und außerdem: Veränderungen sind normal…alles ändert sich ständig. Irgend einmal war ich auch eine Veränderung….und ich finde mich nicht so schlecht.

Ich versuche Veränderungen in Projekten neutral oder positiv zu sehen….mache Änderung ist schon beim ersten genauen Hinsehen eigentlich leicht erkennbar eine gute Sache…. Wie ein nicht eingeladener Gast auf einem Fest….nicht eingeplant, aber herzlich willkommen. Wenn dann erstmal etwas zu trinken und ein Plätzchen gefunden wurde, kann so ein Gast eine tolle Bereicherung sein.

So wie viele Veränderungen ein Projekt abrunden, besser oder vollständiger machen können…oder ein neuer Kollege eine neue Perspektive einbringt, die bessere Lösungsansätze eröffnet.

Der erfüllte Auftrag ist dann oft nicht mehr da gleiche wie ein erfolgreiches Projekt. Weil ein erfolgreiches Projekt dann so viel mehr sein kann…oder so ganz anders.

Also herzlich willkommen, Veränderung!