Das ist immer so!

Mit fester Stimme der Satz: Das ist immer so! Oder: Das wurde so festgelegt…das machen alle so!

Ok, dann tue ich es auch…oder nicht? Warum sollte ich einem wohl meinenden Menschen das nicht glauben? Weil er vielleicht, bei allem guten Willen, seine eigenen Interessen vertritt?

Ich meine: Solange das nicht zumindest halbwegs bewiesen ist, dass es wirklich immer so ist, sollte man es nicht glauben, wenn es nicht den eigenen Interessen, oder denen meines Kunden, entspricht. Besonders bei Preisen finde ich das wirklich “Hinterfragens-wert”. Weil Preise ja eigentlich nur etwas sind, was der Anbieter einer Leistung oder Ware so festgelegt hat.

Grundsätzlich gilt bei Preisen doch: Gültig ist, was ich mit einem Verkäufer so vereinbaren kann und dann in einen Vertrag gieße.

Das ist ggf. völlig unabhängig von dem, was ich kaufe, strukturell zumindest. So in etwa wie auf dem Markt: Eine Feige für ‚nen Euro…oder eine Kiste für 5 Euro…oder vielleicht alle, die am Ende des Markttages noch übrig sind für 10 €.

Also könnte ich auch teure Lizenzen mit dem Listenpreis einer billigeren kaufen…oder 10 gratis dazu bekommen… oder alle nicht mengenabhängigen Preis kaufen. Oder alle, die ich brauche, zu 10 €, weil ich dafür gerade nur so viel ausgeben kann….

Als ich das letzte Mal geguckt habe, ging so etwas noch!

Wie viel Projektinhalt, wie viel Projekt-Management?

Es gibt Projektmanagement-Institute, die hervorragende Ausbildung ermöglichen, Praxis-orientiert sind und auf den jeweiligen Erfahrungen der Teilnehmer aufbauen. Es gibt Tools ….. von intelligenten global nutzbaren Projektmanagement Plattformen zu kleinen, schicken Excel Tools für die Projektleitung.

Aber wie viel davon brauche ich denn?

Als ich noch mehr Projekte verkauft habe, waren es in meinen Schätzungen normalerweise 20 % bei nationalen Projekten und 25 bis 30% bei internationalen Projekten. Ich kam damit eigentlich immer ganz gut zurecht. Letztendlich geht es ja um den Inhalt, nicht um die “Ballett-artige” Performance eines riesigen Projekt Management Teams…..

Hat ein Unternehmen schon Projektplattformen im Einsatz, sollten die auch genutzt werden, falls für den Fall tauglich. Kauft man Software dafür, sollte der Preis dem “Inhalts-Preis” des Projekts angepasst sein, falls die Software sonst nicht mehr viel zum Einsatz kommt.

Ich finde, da sollten sich sowohl die Software-Fans als auch die Organisations-Profils im Zaum halten und sich immer mal wieder den Sinn der Veranstaltung vor Auge halten….falls man dann noch Energie kompensieren muss, kann man ja den Schrank der Ehefrau organisieren oder das Haus automatisieren….das gibt treue Fans und Komfort zu Hause…..

Großprojekte….ist das denn immer notwendig?

Und schon wird ein neues Großprojekt geplant, die Laufzeit wird aktuell auf mindestens 2-3 Jahre geschätzt. Allen graust es…die zusätzliche Arbeit und Verantwortung, die vielen Besprechungen und die Notwendigkeit einer ständigen Überprüfung der Integration aller Projektbestandteile. Und die vielen vielen Projektberichte und die tausende von Emails…..

Ja sicher, es gibt Großprojekte. Aber es gibt auch Projekte, die gar keine Großprojekte sein müssten sondern auch als eine Gruppe kleiner Projekte unterwegs sein könnten. Warum?

Na weil in diesem “Großprojekt” so viele verschiedene Sachen drin sind, dass man daraus auch 3, 4 oder 5 kleinere Projekte machen könnte.

Der Vorteil liegt für mich klar auf der Hand:

  • weniger Verwaltungsaufwand
  • weniger Komplexität
  • weniger Abstimmungsrunden

und damit weniger Arbeit und Stress für alle Beteiligten. Vielleicht auch weniger externe und interne Kosten für Beratung und andere Ressourcen. Dafür aber mehr Erfolgserlebnisse, mehr Sicherheit und mehr Aufgabenteilung, wenn es denn nötig wäre. Also irgendwie auch mehr Spaß bei der Arbeit!

Also: Machen wir ein Großprojekt oder machen wir statt dessen lieber ein paar kleinere Projekte? Na?

 

IT Landschaften – Unterstützung der Unternehmensstrategie – oder nicht?

Wie entsteht eine IT Landschaft? Wenn man mich das fragen würde, würde ich fragen: Theoretisch oder praktisch?

Natürlich erwischt man mich auch mal so mit einer so blöden Antwort. Aber ich meine die Frage hier ernst. Mal ganz ehrlich:

Die Planungsphase steht an…..

Der Leiter der Abteilung X hat schon ein Jahr nach einem neuen System verlangt, genauso wie der Leiter der Abteilung Y. Und dann ist da noch das Z System, das der Administration so viel Ärger macht, das System W, das ein total veraltetes Datenbank- oder Betriebssystem nutzt, das sich mit aktueller Hardware nur noch wenig verträgt.

Und dann ist da das zugeteilte Budget von 999 €, das wir mit dem Verweis auf den anstehenden Austausch des Systems der Abteilung A und des Systems der Abteilung X, ggf. auf 1001 € erhöhen können.

Also steht neben ein paar Hardware-Austauschen total veralteter Server noch der Austausch von System A, System X und System Z an.

Und wie sind diese Pläne entstanden? Ganz klar:

System W wollen wir nicht anfassen, das ist schon so heiß. Die Anwender sind zufrieden. Wenn der einzige Support-Mann (die One-Mann Show Hr. Heinz) merkt, das wir das austauschen, wird er keinen Support mehr leisten und wir schauen in der Übergangszeit in die Röhre.

System A steht an, der Abteilungsleiter hat dieses Jahr am lautesten geschrien und hat die besten Connections. Genau wie Abteilungsleiter X mit System X. Und Z machen wir, weil das in der IT soviel Ärger verursacht, dass wir zeitlich nicht mehr rumkommen.

Das alles kann man politisch super “ver-argumentieren”. Oder?

Aber würde das das Unternehmen strategisch weiterbringen? Ja, irgendwie schon….aber ginge es noch besser? Ja, auch irgendwie schon. Oder?

Ich finde, dass da noch was geht. Vielleicht billiger, vielleicht erstmal teurer, aber sicher oft besser.

Als erstes und wichtigstes schaue ich mir den Input in den Planungsprozess an. Da will ich einerseits die Unternehmensstrategie finden….wenn es da was konkretes gibt….dann Risikobewertungen der Systeme. Dazu kommt noch die aktuell beste Einkommensquelle des Unternehmens. Dann noch ein bisschen Technik-Daten und der Input ist fertig.

Alles, was nicht da ist, holen wir uns an den entsprechenden Quellen der jeweiligen Informationen direkt ab. Und los geht es in das “Strategic Requirement Profiling”.

Und wer weiss – vileeicht kommt ja was anderes dabei raus?

 

Projektkalkulation

Nach 15 Jahren Beratung erstaunt es mich immer noch, positiv und negativ, die Projektkalkulationen anderer Menschen zu sehen.

Egal, ob es eine Angebotskalkulation für ein Bauprojekt oder Beratungsprojekt ist, versuche ich immer das Gleiche zu beurteilen:

  • Hat der Ersteller hier einen realistischen Versuch gemacht, alle wesentlichen Komponenten des Projekts zu bewerten?
  • Hat der Ersteller ein Verständnis, was in diesem Fall die wesentlichen Komponenten sind?
  • Gibt es eine Risikobewertung des Projekts?
  • Ist der Risikofaktor in der Kalkulation berücksichtigt?

Und hier sehe ich die tollsten Sachen (dann versuche ich, ein Beispiel zu bekommen) und die stümperhaftesten Kalkulationen. Einige Unternehmen kalkulieren scheinbar gar nicht, sie schätzen nur.

Abgesehen davon, dass es für alle Beteiligten furchtbar ist, in einem zu knapp kalkulierten (oder geschätzten) Projekt ständig unter Druck zu stehen, ist es auch für den Kunden nicht gut. Er bekommt ein Projekt, in dem die Hektik auch mit die Qualität beeinflusst.

Ich denke, statt mit zu knapper Kalkulation zu arbeiten, sollte man, wenn möglich, lieber Aufgaben aus dem Projekt heraus nehmen. Das geht aber auch nicht immer, im Gegensatz zu Beratung ist es in technischen Projekten oder im Bau selten möglich, Aufgaben durch den Kunden abzuarbeiten.

Was macht man dann, um den Kunden zu gewinnen?

Angebote – “schöner” Preis oder vollständiger Preis?

Als Teilnehmer einer Ausschreibung stehe ich immer vor der Entscheidung:

  1. Biete ich alles an, was der Kunde im Rahmen einer so gearteten Aufgabe braucht
  2. Biete ich präzise das an, was der Kunde anfragt, auch wenn es unvollständig ist
  3. Biete ich nur das wichtigste an, damit der Preis gut aussieht

Je nach Größe der Ausschreibung kann ich bei einem “unattraktiven” Preis gleich nach kurzer Sichtung der Unterlagen schon aussortiert werden. Das spricht gegen Variante 1.

Gehe ich mit einem attraktiven Einstiegspreis, Variante 3, s ins Rennen, wird früher oder später auffallen, dass noch wichtige Teile bei der Aufgabe fehlen, vielleicht sogar einige von den angefragten. Ich glaube, viele Kunden sortieren Angebote aus, die wesentliche Bestandteile, die angefragt wurden, weglassen. Das sieht nach gezielter “Preisverschönerung” aus und wurde im meiner Gegenwart schon “unseriös” genannt. Das spricht sehr stark gegen Variante 3.

Super wäre, wenn nun Variante 2 die einzig Gute und Sinnvolle wäre, aber so ist das m.E. auch nicht. Biete ich exakt an, was der Kunde angefragt hat und einer der Mitbewerber kann klar machen, dass der wesentliche Bestandteil “X” in der Liste der angefragten Bestandteile fehlt, sehe ich bestimmt weniger kompetent aus als mit einer Variante 1, der vollständigen Listung aller notwendigen Aufgaben.

Ich gehe meistens mit einer Mischung aus “alles was der Kunde anfragt ” Variante 2, und “alles was der Kunde braucht” Variante 1, an den Start. Ich versuche optisch vergleichbar zu Variante 3 zu erscheinen, also mit attraktivem Preis, benenne aber alle anderen Aufgabenteile in ergänzenden, priorisierten Optionslisten, um so eine Vollständigkeit zu erzeugen und zu erlauben, einen Ausblick auf die zu erwartenden Kosten zu bekommen.

So glaube ich, auch wenn es mal nicht klappen sollte, Kompetenz zu zeigen und zu zeigen, dass ich mit offenen Karten spiele.

Sehe ich das richtig?

 

 

 

IT Ausschreibungen – wie vergleicht man Vertragsinhalte?

Bei Hardware Ausschreibungen gibt es immer eine Menge Dinge, die gut vergleichbar sind:

  • Leistungsmerkmale von Hardware
  • Speicherplatz
  • Unternehmensdaten

Aber wie ist es mit der Qualität des Inhalts eines Vertrages oder Angebots für Projekte in IT Ausschreibungen? Natürlich gibt es Preise und Leistung, die man gut vergleichen kann. Aber der Rest?

Ich versuche, soviel davon wie möglich bezüglich

  • der Nutzen-Aspekte für den potentiellen Auftraggeber
  • der partnerschaftlichen Fairness
  • der beschriebenen Transparenz im Projektcontrolling
  • der Klarheit in Struktur und Wording

zu identifizieren und zu vergleichen. Um hier schwammige Beurteilungen soweit wie möglich zu vermeiden, stelle ich die entsprechenden Text-Stellen nebeneinander.

So habe ich Einerseits den direkten Vergleich für mich und Andererseits gebe ich den anderen beurteilenden Personen die Möglichkeit, diesen Vergleich so leicht wie möglich selbst zu machen, um so zu einer gemeinsamen, abgestimmten Beurteilung zu kommen.

Und dann gibt es da noch die Anwälte…die natürlich auf ganz andere Dinge schauen wie ich, da kommen für gewöhnlich auch noch einige vergleichbare Punkte zusammen.

Über Tipps freue ich mich, man kann ja immer noch besser werden.

 

ERP Systeme – Einführungskosten und Kosten des laufenden Betriebs

Führt man ein ERP System ein, kostet das erst einmal sehr viel Geld für:

  • Vorbereitung
  • Identifikation der abzubildenden Prozesse
  • Suchen eines geeigneten Systems
  • Suchen eines geeigneten Partners
  • Implementierung
  • Lizenz
  • Migration von Daten
  • Schulung
  • Anwenderbetreuung
  • …..

Ich habe festgestellt, dass man dabei oft vergisst, dass das System auch im laufenden Betrieb mehr oder weniger hohe Kosten verursachen kann. Das hängt m.E. oft an:

  • dem zum System gehörigen Wartungsvertrag oder der Art, in der Änderungen und Wartungen durchgeführt werden müssen
  • der Qualität, die das System zu Beginn schon hat. Hier bekommt man ggf. Hinweise durch die Entstehungsgeschichte des Systems, der “Mannstärke” des Betreuungsteams usw.
  • dem Grad der Anpassungen und der Qualität der Anpassungen während der Einführung des Systems.
  • Der Entwicklungsplattform des Systems: Aktuell oder eher antik? “Trendy” aber ohne Zukunftsprognosen? Häufig verwendet oder ein Exot?

Ich versuche daher, bei ERP Projekten alle diese Dinge im Vorfeld abzuklären und “vorbeugende Maßnahmen” zu treffen:

  • Wartungsthemen sind bei der Systemauswahl zu klären. Dazu gehört, wie ich finde, immer die Frage, wer das System warten kann und darf und unter welchen technischen, vertraglichen und finanziellen Bedingungen. Nur der Software-Lieferant, mehrere mögliche Wartungspartner, oder ist z.B. auch Wartung durch die eigene IT oder den “IT-Haus-und Hof Lieferanten” möglich?
  • als vorbeugende Maßnahme hat sich für mich eine Entwicklungsrichtlinie bewährt, die klarstellt, wie alle für ein Unternehmen durchgeführte Entwicklungen strukturiert, benannt und dokumentiert werden müssen.
  • Möglichkeiten der “Wartungspartnerwahl” im Vertrag vorzeitig ansprechen.

Es gibt hier noch eine Menge mehr Dinge, die man tun kann, aber ich glaube, mit den 3 Punkten ergibt sich schon ein klareres Bild für zukünftige laufende Kosten.

Oder habe ich irgend etwas super Wichtiges vergessen?