Profi Projektleiter oder interne Fachkenntnis?

Mehr oder weniger viele Projekte werden von externen Projektleiter geleitet, die man beauftragt. Dies hilft die knappe eigenen Ressourcen zu überbrücken oder zusätzliche Expertise ins Haus zu holen. Das ist grundsätzlich keine schlechte Idee. Manchmal kostet es weniger als eine solide Projektleiter Ausbildung für die Mitarbeiter, die oft nicht auch so gut anschlägt, wie man das erhofft oder der MitarbeiterIn noch Erfahrung fehlt. Aber eigentlich ist das ja der “nachhaltige” Lösungsansatz.

Warum klappt das also nicht?

Meine Erfahrungen dazu:

Jeder Mensch ist anders…..in Fähigkeiten,  Arbeitsmethoden oder Kommunikationsstil und Dosierung.

Die tollste Projektleiter Ausbildung passt vielleicht zu 60 % auf den Mitarbeiter und die “Launen und Gepflogenheiten” der eigenen Organisation.  Der Rest wird nicht oder in keiner für den Mitarbeiter oftmals zu abstrakten, verarbeitbaren Form vermittelt.

Wobei der externe Profi die internen Spezialitäten und fachlichen Besonderheiten nicht kennt. Aber gerade der Mittelstand braucht meistens einen fachlich unterstützenden Projektleiter.

Ich glaube, dass hier begleitendes Coaching eine Lösung sein kann…..wenn die Qualität passt. Vielleicht etwas wie Projekt Coaching “to Go”……also in kleinen Portiönchen, wenn  gerade mal ein bisschen Hilfe gebraucht wird…..oder es irgendwo klemmt oder etwas spezielles ansteht.

Gerade in den aktuell schwierigen Zeiten sollte das ein attraktives Kosten- Leistungsverhältnis ergeben.

Coachen oder Berater machen lassen? Oder intern nach ‘ner Schulung?

Will ich neues know how intern aufbauen oder nicht?

Die Frage ist nicht so schwer,  oder? Was ich permanent brauche möchte ich eher im Haus haben, Einmal-Aktionen und fachlich extrem vom Haupt-Unternehmenszweck abweichende Dinge kaufe ich vielleicht lieber fremd.

Aber was genau fällt in welche Kategorie?

Beim Datenschutz fällt die Entscheidung meistens nicht schwer…..aber wie ist es bei Informationssicherheit? Schicke ich den zukünftigen information Security Officer auf Schulung und er macht das dann?

Oder Risiko Management….da auch? Oder den Grossprojektleiter?

Oder lasse ich hier eher einen Coach eine Weile begleiten,  bis das alles sicher läuft?

Das alles sind für mich, neben den genannten Kriterien,  auch Dinge,  die durch die Unternehmenskultur mit bestimmt werden sollten…..und zwar nicht den Teil, der sagt, dass wir “schon immer alles selbst gemacht” haben oder “so neues Zeug ” immer zukaufen.  Nein, ich meine den Teil der internen Kultur,  der einem Kollegen auch ohne Vorgesetzter einer Person zu sein erlaubt,  Anweisungen zu geben, die dann befolgt werden.

Das klingt nach einem billigen Rat.  Aber kennen wir nicht alle den abgehetzten Qualitätsmanager, der nie Rückmeldung von den Kollegen bekommt….weil die ohne Folgen die Zuarbeit verweigern können und immer was anderes vorhaben?

Das, kombiniert mit einem “Old School” Vorgesetzten, ist sicher für viel Frust und Kündigungen verantwortlich.  Und da hilft auch die tollste ISO xxxx Schulung nicht weiter……zumindest keine, die ich kenne

 

Kosten für Integration – ja, in der IT….oder überall?

Hervorgehoben

Wann sind Kosten und Mühen für Integration gerechtfertigt? Das klingt jetzt sicher langweilig, da haben schon Hunderte etwas dazu geschrieben.

Aber da ich mich aktuell in einigen Aspekten meines täglichen Lebens “un-integriert” fühle, versuche ich mal, das für mich zu erfassen.

Was bewirkt fehlende Integration bei mir? So als Brainstorming….

  • Durch fehlende Integration in der Kommunikation versuche ich immer wieder, Kommunikationsangebote, also Vorschläge für zukünftige Wege einer optimierten Kommunikation, zu machen. Die werden verstanden oder nicht, angenommen oder nicht.
  • Durch die fehlende Integration in Informationsflüsse versuche ich, die für mich notwendigen Informationen auf anderen Wegen zu bekommen.
  • Die durch fehlende Integration in “physikalische” Warenflüsse entstandenen Probleme versuche ich nachträglich zu “reparieren”.

Ich könnte hier jetzt noch mehr schreiben, aber alles in allem sieht es nach heftiger Zeit/Ressourcen-Verschwendung aus….und es  zieht meine Stimmung runter….

…..wahrscheinlich wäre Integration billiger, oder?

Schnell für die Schnecke oder schnell für die Sternschnuppe? Perspektive!

Wieder einmal wurde ich daran erinnert, dass fast jeder die Welt aus seiner Perspektive sieht…..und nicht aus meiner. Das macht das Leben spannend….und manchmal auch etwas verwirrend.

Für mich bedeutet das, dass auch für mich scheinbar klare, alltägliche, ob private oder berufliche Begriffe, besser nochmals inhaltlich mit meinem Gesprächspartner abgeklärt werden müssen, bevor man ans “Eingemachte” geht. Weil diese Worte für Andere eben auch klar und alltäglich sind, nur eben mit anderem Inhalt.

Also muss ich vorsichtig sein: Interface und Konfiguration, weit und nah, schnell und langsam, immer mal wieder hinterfragen, könnte ja sein, dass das aus der Perspektive eines “anders-fachlichen” Spezialisten anders bewertet wird.

Wie weit meinst Du denn, Sternschnuppe? In Kilometer?

 

Irgendwas in diesem Projekt stimmt nicht…..oder bilde ich mir das nur ein?

Ich kenne das intensive Gefühl, dass irgendwas im meinem Projekt nicht stimmt. Ohne benennbaren Anlass….alle Quality Gates übersprungen …aber trotzdem. Früher habe ich, nach Check der Projektstatus-Unterlagen, mein Gefühl ignoriert. Heute tue ich das nicht mehr. Warum nicht?

Meine Erfahrung hat gezeigt, dass mein Gefühl, das intensive, meistens richtig lag. Vorsehung? Nein – Fakten!

Nachdem ich mittlerweile bei anhaltendem Unruhe-Zustand meinerseits das Projekt an den mir verdächtig erscheinenden Punkten detailliert reviewe und meistens auch etwas konkretes finde, glaube ich an diese Gefühle. Ich halte es für Wahrnehmungen, die wohl unterbewusst gespeichert und verknüpft werden. Und zu diesem “Gefühls-Ergebnis” führen. Da ist mein Unterbewusstsein wohl besser als das Projektmanagement…. Ich lerne daraus für mich, meine PM Tätigkeiten auf die Bereiche der gefunden Probleme zu erweitern, sofern diese eine “Allgemeingültigkeit”  haben und nicht nur Projekt-Besonderheiten sind.

Finde ich es schlimm, dass mein Unterbewusstsein schlauer ist als mein Bewusstsein? Da muss ich noch ‘drüber nachdenken  :-) …….

Der Pförtner als Teil der IT Sicherheit? Der hat doch von IT keine Ahnung!

Also wenn ich, als Star-Hacker vor dem Herrn, per Fernzugriff ein paar geheime Daten klauen will, muss das durch IT Sicherheits-Experten des Unternehmens verhindert werden. Da sind wir uns einig, klare Zuständigkeit, oder?

Wenn ich aber, mit lässig-gehetztem Gruss am Pförtner wie selbstverständlich vorbei marschiere, mich hinter dem Rücken des Mittags-Pausen-orientierten Kollegen in ein Büro einschleiche und dort den Rechner, der die gleichen Informationen enthält, vom Tisch klaue und damit verschwinde, dann ist die IT Sicherheit nicht zuständig…..oder?

Vielleicht kann man das lange diskutieren…aber sollte man das? Mit angemessener Sicherheit als angepeiltem Ziel würde ich doch alle Register ziehen und gerade die “billigen” aber wirksamen Maßnahmen wie den Zugangsprozess ins Gebäude unbedingt mit “sichern”, egal, welche Hierarchie-Wege dazu nötig sind. Und mich darüber freuen, dass erhöhte Sicherheit manchmal gar nichts extra kostet.

 

Neutrale Analyse einer Situation

Warum ist es so schwierig, Situationen oder Probleme neutral zu analysieren? So schwierig, dass man dazu öfter mal Berater benötigt? Nach einigen Gesprächen heute glaube ich noch mehr als sonst, dass es so schwierig ist, weil man in jede Analyse das eigene Leben mit all seinen guten und schlechten Erfahrungen, Vorlieben und Abneigungen, unbewusst mit einfließen lässt. Ich sehe, was ich zu sehen erwarte….ich verstehe, was ich immer in solchen Situationen verstanden habe. Ich übersehe, was ich schon immer übersehen habe…..weil ich ein Mensch bin.

Man findet die Analyse dann “ziemlich objektiv”….und alle Schlussfolgerungen werden unbeabsichtigt eine mehr oder weniger starke persönliche “Färbung” haben.

Wenn man es nicht bewusst verhindert. Nein….eigentlich glaube ich sogar, dass man auch bewusst nur bis zu einem gewissen Grad verhindern kann, die eigene Historie “mit” zu verarbeiten.

Also ist die Herausforderung in einer Analyse aus meiner Sicht:

  • So wenig wie möglich die eigene Historie als Mess- und Vergleichsmaßstab zu verwenden
  • Sich darüber klar zu sein, dass trotz aller Anstrengung, es nicht zu erlauben, doch ein “individuell gefärbter” Anteil in der Analyse mit drin sein wird
  • Heraus zu bekommen, was dieser Anteil ist, indem man alle Ergebnisse der Analyse durch andere “Quellen” oder durch einen bewussten Blick aus einer anderen Richtung verifiziert.

Und das alles, während man versucht, eine, wahrscheinlich problematische und komplexe, Situation zu durchdringen.

…..für die man dann mit allen eigenen Erfahrungen, selbst erprobten und allgemein bewährten Methoden und weiteren Informationen eine Lösung entwickelt….ha!

 

Die Unternehmensstrategie ist fertig – aber wer kümmert sich darum, dass die IT Strategie dazu passt?

In vielen Unternehmen lebt die IT ein Eigenleben, dass sich intensiv mit seinen eigenen Themen beschäftigt….aber gar nicht mit der Unternehmensstrategie. Nachdem sich nun auch Mc Kinsey mit dem Zusammenspiel dieser beiden, leider of nicht aufeinander abgestimmten Strategien beschäftigt hat, weiss ich, dass ein paar andere Menschen dazu ähnliche Ideen haben.

Ich habe natürlich gerne Recht…..aber netter ist es, zu sehen, wenn ein Unternehmen eine IT Strategie hat, die die Unternehmensziele so gut unterstützt, dass alles läuft wie „geplant“….weil es auch wirklich geplant ist!

Steht etwas Neues an? Schnell, ein Plan muss her!

Egal, was so ansteht….sobald es komplizierter ist als ein normaler Arbeitstag bin ich dabei, das alles erstmal zu planen.

Bin ich verrückt? Vielleicht ein ganz kleines bisschen…aber ich bin bestimmt meistens gut vorbereitet!

Warum ich das tue? Ich habe festgestellt, dass die ganze Zeit, die man damit verbringt, etwas für neue Themen zu unternehmen, mehrheitlich verschwendet ist, wenn man vorher keinen guten Plan hat.

  • Haben Sie Zeit zu verschwenden?
  • Sind Sie sicher, dass die neuen Aufgaben rechtzeitig fertig werden können?
  • Kennen Sie alle internen und externen Regelungen, die hier zum Tragen kommen?
  • Wissen Sie schon, was dafür alles zu tun ist, obwohl es keine Routine-Aufgabe ist?
  • Wissen Sie, wen Sie für diese Aufgabe brauchen?
  • Kennen Sie die “Lieferzeiten” Ihrer notwendigen Ansprechpartner?

Wenn Sie eine dieser Fragen nicht ganz entspannt beantworten können: Bitte machen sie einen Plan! Jetzt sofort!

Verzichten Sie nicht auf Ihren Erfolg, wenn Sie dafür oft nur einen guten Plan brauchen…..

Audit – bei uns? Hilfe, was soll ich tun?

Da ist sie – die Ankündigung eines Audits. Die Zeit ist begrenzt und keiner weiß, wo man aktuell steht.

Ich sehe das als gute Zeit, zu beweisen, das man gute Nerven hat. Ein Plan muss her!

Der Plan kann ganz unterschiedlich ausfallen, wichtig ist nur, dass man einen guten Plan hat. Ohne Plan kann es nur schief gehen…..

  • Ist man gut “sortiert” und muss nur das Audit selbst vorbereiten? Super!
  • Weiß man nicht genau, wie es aktuell aussieht, und es gilt, alles vorbereitend zusammen zu stellen und ggf. ein paar Kleinigkeiten nachzuarbeiten?
  • Ist bekannt, dass noch Lücken vorhanden und Nacharbeiten nötig sind?
  • Ist nichts genaues bekannt und man plant Hilfe zu suchen?

Ganz egal wie der Stand der Arbeiten sind, hier gilt es nur, keine Zeit zu verschwenden, wenn man sich so gut wie möglich präsentieren will. Das ist so ein bisschen wie Frisur und Kleidung vor dem Date….. unverzichtbar!