Profi Projektleiter oder interne Fachkenntnis?

Mehr oder weniger viele Projekte werden von externen Projektleiter geleitet, die man beauftragt. Dies hilft die knappe eigenen Ressourcen zu überbrücken oder zusätzliche Expertise ins Haus zu holen. Das ist grundsätzlich keine schlechte Idee. Manchmal kostet es weniger als eine solide Projektleiter Ausbildung für die Mitarbeiter, die oft nicht auch so gut anschlägt, wie man das erhofft oder der MitarbeiterIn noch Erfahrung fehlt. Aber eigentlich ist das ja der “nachhaltige” Lösungsansatz.

Warum klappt das also nicht?

Meine Erfahrungen dazu:

Jeder Mensch ist anders…..in Fähigkeiten,  Arbeitsmethoden oder Kommunikationsstil und Dosierung.

Die tollste Projektleiter Ausbildung passt vielleicht zu 60 % auf den Mitarbeiter und die “Launen und Gepflogenheiten” der eigenen Organisation.  Der Rest wird nicht oder in keiner für den Mitarbeiter oftmals zu abstrakten, verarbeitbaren Form vermittelt.

Wobei der externe Profi die internen Spezialitäten und fachlichen Besonderheiten nicht kennt. Aber gerade der Mittelstand braucht meistens einen fachlich unterstützenden Projektleiter.

Ich glaube, dass hier begleitendes Coaching eine Lösung sein kann…..wenn die Qualität passt. Vielleicht etwas wie Projekt Coaching “to Go”……also in kleinen Portiönchen, wenn  gerade mal ein bisschen Hilfe gebraucht wird…..oder es irgendwo klemmt oder etwas spezielles ansteht.

Gerade in den aktuell schwierigen Zeiten sollte das ein attraktives Kosten- Leistungsverhältnis ergeben.

Coachen oder Berater machen lassen? Oder intern nach ‘ner Schulung?

Will ich neues know how intern aufbauen oder nicht?

Die Frage ist nicht so schwer,  oder? Was ich permanent brauche möchte ich eher im Haus haben, Einmal-Aktionen und fachlich extrem vom Haupt-Unternehmenszweck abweichende Dinge kaufe ich vielleicht lieber fremd.

Aber was genau fällt in welche Kategorie?

Beim Datenschutz fällt die Entscheidung meistens nicht schwer…..aber wie ist es bei Informationssicherheit? Schicke ich den zukünftigen information Security Officer auf Schulung und er macht das dann?

Oder Risiko Management….da auch? Oder den Grossprojektleiter?

Oder lasse ich hier eher einen Coach eine Weile begleiten,  bis das alles sicher läuft?

Das alles sind für mich, neben den genannten Kriterien,  auch Dinge,  die durch die Unternehmenskultur mit bestimmt werden sollten…..und zwar nicht den Teil, der sagt, dass wir “schon immer alles selbst gemacht” haben oder “so neues Zeug ” immer zukaufen.  Nein, ich meine den Teil der internen Kultur,  der einem Kollegen auch ohne Vorgesetzter einer Person zu sein erlaubt,  Anweisungen zu geben, die dann befolgt werden.

Das klingt nach einem billigen Rat.  Aber kennen wir nicht alle den abgehetzten Qualitätsmanager, der nie Rückmeldung von den Kollegen bekommt….weil die ohne Folgen die Zuarbeit verweigern können und immer was anderes vorhaben?

Das, kombiniert mit einem “Old School” Vorgesetzten, ist sicher für viel Frust und Kündigungen verantwortlich.  Und da hilft auch die tollste ISO xxxx Schulung nicht weiter……zumindest keine, die ich kenne

 

Business Continuity in der Praxis – wie geht das denn?

Damit mein Business möglichst weiter bestehen kann, wenn “schlimme Dinge“ passieren, muss ich erst mal ein paar Sachen klären.

Aus meiner Sicht sind hier vier oder fünf Dinge besonders wichtig:

  1. Welche Art von Ereignissen wirken sich extrem negativ auf meinen Geschäftsbetrieb? Welche führen mit inakzeptabler Wahrscheinlichkeit dazu, dass es bei mir richtig böse kracht und wie kann ich diese Risiken minimieren?
  2. Wie sähe ein “Notbetrieb” aus, der mich eine Weile über Wasser halten kann, solange ich noch einiges zu “reparieren” habe?
  3. Wie lange kann ich im Notbetrieb überleben, bevor mir alles um die Ohren fliegt?
  4. Was brauche ich für diesen Notbetrieb….Prozesse, Systeme, Personen….?
  5. Wie kann ich alles im Betrieb so organisieren, dass ich innerhalb der maximal verfügbaren Zeit (Punkt 2) wieder auf Normalbetrieb umstellen kann?

Wenn ich diese Fragen möglichst vollständig und in Kommunikation mit meinen Wissensträgern detailliert beantwortet habe, habe ich schon eine ganz ordentliche To Do Liste, um anzufangen…

Perspektiven – der Blödsinn interessiert mich nicht!

Ja klar, Perspektiven…..So einfach sollte man das nicht abtun, es macht vielleicht den Unterschied zwischen Sonne und Schatten aus…nicht alles ist immer so, wie es auf den ersten Blick erscheint.

Bin ich Gewinner oder Verlierer erkenne ich an der Seite des Schlachtfelds….Schachbretts, der Tischtennisplatte :-)

Ich finde, man sollte mehr Aufmerksamkeit darauf verwenden…oder sollte ich Achtsamkeit sagen?

Kenne ich die Perspektiven meiner “Mitspieler”? Oder habe zumindest eine Idee davon? Sollte ich?

Tut mir mein Kollege etwas Gutes, ist es gut für mich…was ist es für den Kollegen? Gutes Karma? Ein Gewicht auf der Waage der gegenseitigen Bonusliste? Einfach so, weil es gerade eben möglich war?

Macht mich mein Projektleiter dumm an…was ist das für mich? Na das kommt darauf an, welche Perspektive ich und welche Perspektive er hat. Die “ich will seinen Job und habe ihn deshalb manipuliert …” werde ich hier nicht beschreiben, da das nicht mein Ding ist. also:

V1: Ich habe etwas falsch gemacht und er hat es gemerkt und sich im Ton vergriffen….ok, Fehler und Ton angehen und hoffentlich ist wieder alles gut

V2. Er kann mich nicht leiden oder hat einen schlechten Tag…..ok, auch hier hilft hoffentlich ein Gespräch

V3: Er will mich aus dem Projekt raus haben. Hier wird es interessant. Warum? Bin ich zu schlecht oder zu gut? Zu offen oder zu verschlossen? Zu politisch oder zu unpolitisch? Von der falschen Partei?

oder

V4: Ich bin zu aufmerksam. Wenn das so ist, warum ist das für ihn ein Problem?

oder V5: Ich bin zu schnell..was heißt: schneller als es ihm passt.

Und hier wird es interessant. Warum ist das so? Liege ich richtig oder fantasiere ich hier?

Ich glaube, dass es immer wichtig ist, sich über die eigene Perspektive und die der anderen handelnden Personen klar zu werden…..Aufmerksam oder achtsam sein zahlt sich hier aus. Es gibt in der aktuellen Situation Klarheit und Sicherheit für Entscheidungen…und lässt vielleicht auch mal eine Situation sonniger aussehen, als sie ursprünglich erschien….

Probleme …kleine und große

Ich denke, das kennen wir alle….ein kleines Problem im Projekt. Die Risikoanalyse zeigt es, eine Maßnahme kann gefunden werden, weiter geht es.

Eine Weile später entsteht eine Änderung, die wieder ein Risiko mit sich bringt. Auch hier kann man etwas machen, wenn es akut wird. Und weiter…..

Ich gestehe, ich habe wenige Risikoanalysen gesehen, in denen unten wirklich ein Strich darunter gezogen wurde und über die Gesamtsumme der Risiken nachgedacht wurde.

Viel Kleinvieh macht auch Mist…iges Projekt? Wenn die Summe der zu kontrollierenden Risiken so groß wird, dass man für die Maßnahmen-Durchführung schon einen eigenen Projektmanager braucht….ja!

Man braucht nicht immer große Probleme, um ein Projekt “gefährlich” zu machen, manchmal tun ein auch genug kleine.

Kosten für Integration – ja, in der IT….oder überall?

Hervorgehoben

Wann sind Kosten und Mühen für Integration gerechtfertigt? Das klingt jetzt sicher langweilig, da haben schon Hunderte etwas dazu geschrieben.

Aber da ich mich aktuell in einigen Aspekten meines täglichen Lebens “un-integriert” fühle, versuche ich mal, das für mich zu erfassen.

Was bewirkt fehlende Integration bei mir? So als Brainstorming….

  • Durch fehlende Integration in der Kommunikation versuche ich immer wieder, Kommunikationsangebote, also Vorschläge für zukünftige Wege einer optimierten Kommunikation, zu machen. Die werden verstanden oder nicht, angenommen oder nicht.
  • Durch die fehlende Integration in Informationsflüsse versuche ich, die für mich notwendigen Informationen auf anderen Wegen zu bekommen.
  • Die durch fehlende Integration in “physikalische” Warenflüsse entstandenen Probleme versuche ich nachträglich zu “reparieren”.

Ich könnte hier jetzt noch mehr schreiben, aber alles in allem sieht es nach heftiger Zeit/Ressourcen-Verschwendung aus….und es  zieht meine Stimmung runter….

…..wahrscheinlich wäre Integration billiger, oder?

Bessere Zusammenarbeit…

Ich habe gestern einen großartigen Beitrag über die Veränderungen der Gehirnleistung im Alter gesehen und fühle mich in vielem bestärkt, was ich die letzten Jahre erlebt habe. Nicht nur bei mir selbst (ja, so taufrisch bin ich nicht mehr), sondern auch bei anderen Menschen.

Letztendlich lief es in dieser Doku darauf hinaus (nach meinem Verständnis), dass zwar Gedächtnis und Reaktionszeiten nachlassen, aber dafür beide Gehirnhälften besser miteinander vernetzt werden und daher durch “bessere Zusammenarbeit” hier in neuer Art optimieren und kompensieren können.

Und genau darauf läuft vieles andere auch hinaus: Bessere Zusammenarbeit…weniger Hierarchie-orientiert als als Sach-orientiert wenn es sinnvoll ist. Womit ich meine, dass hierarchisch kleine Lichter oft fachlich große Leuchten sind…die nur eben vielleicht nicht die Fähigkeit oder den Willen zum “Führen und Managen” haben wie Ihre Chefs.

Also je nach Aufgabe lieber mal die Fachgröße ansprechen. Die Management Power wird an anderen Stellen sinnvoll eingesetzt…und unser aller Blutdruck schwillt nur an, wenn’s wirklich nötig ist.

Wie uns das “Gewohnte” ein Bein stellt

Ich habe mal eine Weile in Sao Paulo gelebt. Und irgendwann habe ich dort Wäscheklammern gebraucht. Ich hatte das natürlich in den Reisevorbereitungen nicht vorgesehen und musste also welche kaufen.

Ich bin zum nächsten größeren Supermarkt gefahren und habe angefangen zu suchen…ewig lange und ergebnislos. Ich wusste natürlich auch nicht, wie die Dinger auf Portugiesisch heißen und hatte daher auch mit den Fragen keinen Erfolg.

Resigniert bin ich wieder nach Hause gefahren und habe am nächsten Tag meinem Chef von meinem „Leid“ erzählt. Er hat mit dann ein paar von seiner Frau mitgebracht.

Als ich diese Wäscheklammern sah, kam mir die Erkenntnis: Die gab es auch im Supermarkt! Ich habe sie gesehen…nur leider nicht als Wäscheklammern erkannt, sie sahen so völlig anders aus als die „deutschen“ Wäscheklammer.

Und ich war zu „paradigmatisiert“ um ihre Funktion zu erkennen….

Ich dachte immer, ich sei ein flexibler, kreativer Mensch mit Sinn für Improvisation…aber nicht kreativ genug, um diese, funktional absolut brauchbaren, Wäscheklammern als „funktions-erfüllend“ zu erkennen.

Ich habe mir angewöhnt, nicht mehr nach einem bestimmten Objekt (Form, Farbe, Material) zu suchen sondern nach etwas, das in der benötigten Funktion erfolgreich genutzt werden kann…also mehr nach „nicht-zerstörender Fixier-Funktion auf Schnur“ als „längliche 2-teilige Plastik-Dinger mit Metall-Feder-Verbindung“….

Manchmal schaffe ich das ganz gut…manchmal gar nicht

Das ist immer so!

Mit fester Stimme der Satz: Das ist immer so! Oder: Das wurde so festgelegt…das machen alle so!

Ok, dann tue ich es auch…oder nicht? Warum sollte ich einem wohl meinenden Menschen das nicht glauben? Weil er vielleicht, bei allem guten Willen, seine eigenen Interessen vertritt?

Ich meine: Solange das nicht zumindest halbwegs bewiesen ist, dass es wirklich immer so ist, sollte man es nicht glauben, wenn es nicht den eigenen Interessen, oder denen meines Kunden, entspricht. Besonders bei Preisen finde ich das wirklich “Hinterfragens-wert”. Weil Preise ja eigentlich nur etwas sind, was der Anbieter einer Leistung oder Ware so festgelegt hat.

Grundsätzlich gilt bei Preisen doch: Gültig ist, was ich mit einem Verkäufer so vereinbaren kann und dann in einen Vertrag gieße.

Das ist ggf. völlig unabhängig von dem, was ich kaufe, strukturell zumindest. So in etwa wie auf dem Markt: Eine Feige für ‚nen Euro…oder eine Kiste für 5 Euro…oder vielleicht alle, die am Ende des Markttages noch übrig sind für 10 €.

Also könnte ich auch teure Lizenzen mit dem Listenpreis einer billigeren kaufen…oder 10 gratis dazu bekommen… oder alle nicht mengenabhängigen Preis kaufen. Oder alle, die ich brauche, zu 10 €, weil ich dafür gerade nur so viel ausgeben kann….

Als ich das letzte Mal geguckt habe, ging so etwas noch!

Wie viel Projektinhalt, wie viel Projekt-Management?

Es gibt Projektmanagement-Institute, die hervorragende Ausbildung ermöglichen, Praxis-orientiert sind und auf den jeweiligen Erfahrungen der Teilnehmer aufbauen. Es gibt Tools ….. von intelligenten global nutzbaren Projektmanagement Plattformen zu kleinen, schicken Excel Tools für die Projektleitung.

Aber wie viel davon brauche ich denn?

Als ich noch mehr Projekte verkauft habe, waren es in meinen Schätzungen normalerweise 20 % bei nationalen Projekten und 25 bis 30% bei internationalen Projekten. Ich kam damit eigentlich immer ganz gut zurecht. Letztendlich geht es ja um den Inhalt, nicht um die “Ballett-artige” Performance eines riesigen Projekt Management Teams…..

Hat ein Unternehmen schon Projektplattformen im Einsatz, sollten die auch genutzt werden, falls für den Fall tauglich. Kauft man Software dafür, sollte der Preis dem “Inhalts-Preis” des Projekts angepasst sein, falls die Software sonst nicht mehr viel zum Einsatz kommt.

Ich finde, da sollten sich sowohl die Software-Fans als auch die Organisations-Profils im Zaum halten und sich immer mal wieder den Sinn der Veranstaltung vor Auge halten….falls man dann noch Energie kompensieren muss, kann man ja den Schrank der Ehefrau organisieren oder das Haus automatisieren….das gibt treue Fans und Komfort zu Hause…..